So profitieren Logistikunternehmen von der automatisierten Rechnungsverarbeitung

20.12.2021

Themen: Rechnungsverarbeitung | Digitalisierung

Die operativen Abläufe in der Logistikbranche mögen einfach zu erklären sein: Eine Ware muss von A nach B transportiert werden, der Weg dorthin führt manchmal auch über C. So weit, so gut. Die Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung jedoch können dabei sehr komplex werden; sollen sie doch sicherstellen, dass die Lieferungen problemlos abgewickelt werden können.

So komplex ist der Logistikprozess

Unabhängig davon, was geliefert werden soll – eine große Maschine oder viele Tausend Gesundheitsmasken – der Prozess ist im Wesentlichen derselbe und schließt mehrere Parteien darin ein:

• • das Unternehmen, das den Container beim Kunden abholt und ihn zum nächstgelegenen Bahnhof oder Hafen bringt

  • den Spediteur, der den Container quer durch das Land oder sogar nach Übersee transportiert

  • das Unternehmen, das für den letzten Teil der Strecke verantwortlich ist, d. h. für die Abholung des Containers und dessen Auslieferung am Zielort.

Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte Waren von Nordamerika nach Europa transportieren. Hier kommt zunächst der Logistikdienstleister ins Spiel, denn er wird seinen Kunden darin unterstützen, den Transportprozess so effizient wie möglich durchzuführen.

Der Logistikdienstleister wird anschließend einen Vertrag mit einem lokalen Unternehmer abschließen, welcher die Waren des Kunden abholt und sie z.B. zu einem Verschiffungshafen in Baltimore/USA bringt. Danach wird ein weiterer Vertrag mit einer Reederei geschlossen, um einen z.B. 40-Fuß-Container zu einem Zwischenstopp nach Hamburg in Deutschland zu transportieren. Für den letzten Schritt beauftragt der Logistikdienstleister dann noch ein Transportunternehmen in Hamburg mit der Abholung und Zustellung der Waren zum endgültigen Bestimmungsort ins österreichische Wien.

Auch dieser Prozess erscheint zunächst recht einfach zu sein, doch der damit verbundene Papieraufwand ist alles andere als simpel. Denken Sie nur an die verschiedenen Arten von Dokumenten, die im oben beschriebenen Szenario erstellt werden müssen:

• • ein Kundenauftrag für den Versand

  • drei bis vier verschiedene Bestellungen bei verschiedenen Dienstleistern

  • ein Frachtbrief für den Zoll in den USA, Deutschland und Österreich

Und das ist noch nicht alles.

Erinnern Sie sich an den Versandcontainer? Um die Versandkosten zu optimieren, wurde er auch mit den Waren anderer Kunden befüllt, die alle ein anderes Lieferziel haben. Um diesen Prozess zu steuern, muss der Logistikdienstleister ein Lager in Deutschland beauftragen, das die Fracht für die verschiedenen Lieferstandorte aufteilt. Dadurch entsteht ein zusätzlicher Bedarf an wichtigen Dokumenten, wie z. B. Zolldokumenten und Bestellungen.

Und natürlich wollen alle Dienstleister für ihre Leistungen pünktlich bezahlt werden, also reichen sie mit ihren Rechnungen schnell alle erforderlichen Abrechnungsunterlagen ein. Dies wird in der Regel als Sammelrechnung für mehrere Sendungen abgewickelt und ist (vorausgesetzt, es gab keine weiteren Probleme) die letzte Herausforderung im Rahmen des finanziellen Abrechnungsprozesses für den Logistikdienstleister.

Wie Sie sehen, kann das, was als scheinbar einfacher Warentransfer begann, dazu führen, dass die Kreditorenabteilung eine Flut an Dokumenten erhält.

Automatisierung – Retter in der Not

Die eine Möglichkeit, ein solches Dokumentenvolumen auf Dauer erfolgreich zu stemmen, wäre mehr Personal einzusetzen. Eine andere Möglichkeit bietet sich durch den Einsatz intelligenter Scan- und Workflow-Lösungen, denn hier verschlankt man nicht nur seine Arbeitsprozesse, erhöht die Transparenz und vermeidet Fehlerquellen – man spart auch deutlich an Zeit und Kosten.

Ein Blick in die Details

Wenn Sie sich die Lieferanten- und Kundendokumente genauer ansehen, werden Sie feststellen, dass die Versandnummer, die sich darauf befindet, eine der wichtigsten Referenzen ist. In anderen Branchen ist dies normalerweise nicht der Fall. Für die Logistikbranche aber ist die Versandnummer ein wichtiger Schlüssel, mit dem Unternehmen ihre Aufträge organisieren und referenzieren können.

Und genau das ist es, was viele Logistikunternehmen davon abhält, die Automatisierung des Rechnungswesens in Angriff zu nehmen. Sie befürchten, dass das System nicht in der Lage sein würde, den Prozess korrekt abzubilden, was zu allerlei Chaos im eigenen Unternehmen sowie bei den Kunden führen könnte.

Was Logistikdienstleister nicht wissen, ist, dass die Automatisierungstechnologie bereits einen langen Weg zurückgelegt hat und state-of-the-art ist. In der Tat kann eine intelligente Softwarelösung eine Beziehung zwischen allen relevanten Positionen auf den Dokumenten herstellen und so einen 3-Wege-Abgleich durchführen. Und so eine intelligente Lösung ist xSuite Invoice Cube – eine SAP-integrierte, KI-gestützte Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung. Durch Customizing kann dieser Standardprozess in der Kreditorenbuchhaltung an die spezifischen Anforderungen der Logistikbranche angepasst werden. Belege können dediziert anhand der Versandnummer als Referenz abgeglichen werden.

Unabhängig davon, welches ERP-System Sie derzeit im Einsatz haben, kann unsere KI-gestützte Lösung Logistikdienstleistern helfen, alle für die Datenerfassung und -speicherung erforderlichen Schritte zu optimieren. Intelligente, automatisierte Workflows leiten dabei die vollständigen Dokumente zur Prüfung und Freigabe sowie fehlerhafte Dokumente zur Klärung weiter. Zusätzlich speichert unser integriertes Archiv alle Daten und relevanten Dokumente, so dass sie schnell und mühelos gefunden werden können.

Durch die Implementierung einer durchgängig automatisierten Workflow-Lösung gehört das Arbeiten mit Unmengen von Papier der Vergangenheit an – eine gute Nachricht gerade für Logistikdienstleister.

Noch mehr über die Vorteile der digitalen und automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung erfahren Sie hier.