PSOK 2020: Highlights der Online-Konferenz für die öffentliche Verwaltung

17.07.2020

Themen: Öffentliche Verwaltung | SAP | xSuite Group | S/4HANA | GoBD | Digitalisierung | E-Invoicing

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nimmt zurzeit deutlich an Fahrt auf. Gleichzeitig ändern sich insbesondere im Bereich Beschaffung und Rechnungswesen die Vorgaben, Anforderungen und Abläufe. Die Neufassung der GoBD, die Einführung der E-Rechnung, die Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetz), die kommende Umsatzsteuerpflicht, das Wartungsende für das SAP ERP – diese Vielzahl an hochkarätigen Themen beschäftigt aktuell die öffentlichen Auftraggeber.

Für uns Anlass genug, die PSOK (Public-Sector-Online-Konferenz) speziell für die öffentliche Verwaltung ins Leben zu rufen. Einen Tag lang haben wir uns ausschließlich den anstehenden Herausforderungen gewidmet, um den Beschäftigten aus Finanz- und IT-Abteilungen in der öffentlichen Verwaltung Hilfestellung zu leisten.

Spiele in der Fußballbundesliga und Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung

Neben Fachvorträgen von Public-Sector-Experten wie BearingPoint, der regio iT, der Freien Hansestadt Bremen und der BTC, hatten wir auch einen Referenten aus einer komplett anderen Disziplin zu Gast. Der ehemalige DFB-Bundesligaschiedsrichter Lutz Wagner sprach über „Entscheidungen in Stresssituationen“. Auf den ersten Blick kein direkter Bezug zu unserem Thema „Digitalisierung von Dokumentenprozessen in der öffentlichen Verwaltung“ erkennbar? Ganz im Gegenteil: Die Thesen seines äußerst kurzweiligen Vortrags waren überraschend überzeugend und gut übertragbar.

Eine Kernfrage war, wie man ein guter Entscheider wird. Der Tipp von Lutz Wagner dazu: „Lernen Sie zu automatisieren. Denn der Standard muss von selbst laufen, damit Sie sich auf das Wichtige konzentrieren können.“ Als Schiedsrichter heißt das: Regeln kennen, wissen, wo man stehen muss und Routine-Entscheidungen schnell treffen. Dieser Leitsatz lässt sich natürlich genauso auf Geschäftsprozesse anwenden: Zum Beispiel wiederkehrende, manuelle Routinetätigkeiten, wie die Dateneingabe: Diese sollten automatisiert werden, damit sich die Beschäftigten auf anspruchsvollere Fragestellungen und Aufgaben konzentrieren können.

Im Spiel gilt für Lutz Wagner „Fahrplan ja – einengen nein“. Im Fußball geht es zweifelsohne um Schnelligkeit, ein Schiedsrichter muss sofort und flexibel reagieren. Das heißt im Umkehrschluss jedoch nicht, dass keinerlei Vorbereitung, kein Fahrplan erforderlich wären. Bei IT- und Digitalisierungsprojekten, wie einer Migration auf S/4HANA, ist die Situation nicht anders: Auch dort können sich Veränderungen ergeben, auf die Sie als Verantwortlicher flexibel reagieren müssen. Das heißt, Vorbereitung ist zwar unerlässlich – aber ein zu starrer Plan, der bis ins letzte Detail geht, kann auch zum Problem werden. Um es mit den Worten des ehemaligen DFB-Bundesligaschiedsrichters zu sagen „Je mehr man plant, desto härter trifft einen der Zufall“.

Von der Planung, der Projektvorbereitung und den konkreten Erfahrungen bei der Implementierung einer Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP PSCD bei der Stadt Aachen berichtete die regio iT. Es wurde deutlich: „Ein Rechnungsworkflow-Projekt ist ein Organisationsprojekt!“ Ein wichtiger Baustein für den Erfolg eines Projektes ist darüber hinaus die Schulung der Anwender.

S/4HANA Migration: Die Welt ist nicht schwarz-weiß, sondern braun-grün

Der Vortrag der BTC setzte ebenfalls beim Thema Projekt an. Im Mittelpunkt standen die möglichen Migrationsansätze von SAP ERP auf SAP S/4HANA, Stichwort Brownfield oder Greenfield. Am treffenden Vergleich zwischen der Restaurierung eines Oldtimers und der Beschaffung eines neuen Sportwagens wurde deutlich: Beide Migrationsansätze haben Vor- und Nachteile, führen aber beide zu einem leistungsfähigen S/4HANA-System.

Beim Vortrag der Freien Hansestadt Bremen stand der Praxisbezug im Fokus: Wie genau funktioniert die Annahme und Verarbeitung von XRechnungen? Wie sind die Erfahrungen aus den ersten Monaten mit zERIKA? Wie genau werden PEPPOL und die Leitweg-ID verwendet?

Mit der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten ist es aber noch nicht getan. Ebenso wichtig für die öffentliche Verwaltung ist eine Dokumentation der Prozesse, wie sie beispielsweise nach den GoBD gefordert wird. Mit der Fragestellung der Verfahrensdokumentation sowie der kommenden Umsatzsteuerpflicht für die öffentliche Hand beschäftigte sich der Vortrag von BearingPoint.

Ein herzliches Dankeschön!

An dieser Stelle möchten wir uns noch einmal ganz herzlich bei den Referenten bedanken: Ihre fundierten Vorträge haben diese Veranstaltung maßgeblich mitgestaltet und dem Publikum eine umfassende Informationsquelle geboten.

Falls Sie nicht an unserer Public-Sector-Online-Konferenz teilnehmen konnten, sich jedoch ebenfalls für die Vorträge interessieren, sprechen Sie uns gern an. Am besten erreichen Sie uns per E-Mail an news@xsuite.com. Wir stellen Ihnen gern die Aufzeichnungen der Vorträge zur Verfügung.