Die eingehende Post – sei sie nun digital per E-Mail oder noch als Briefpost eingetroffen – spielt in jedem Unternehmen eine bedeutende Rolle. Unternehmen stehen in der Regel vor der großen Herausforderung, diesen Spagat zwischen digitaler und papierbasierter Post zu meistern. Zumal hier unterschiedlichste Dokumenteninhalte, wie zum Beispiel Rechnungen, Kundenbriefe, Bewerbungen, usw. vorliegen. In vielen Unternehmen wird zudem die Briefpost immer noch in Papierform organisiert und verarbeitet.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, dass sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bei der Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht gehen viele EU-Staaten aber weiter und führen auch eine E-Rechnungspflicht für die Auftragnehmer ein: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen elektronisch sein, die Papierform wird nicht mehr akzeptiert. Italien geht sogar so weit, dass sämtliche inländische Rechnungen, auch an Unternehmen und Privatpersonen, elektronisch sein müssen.

Qualitätssicherung (kurz QS) ist ein komplexes Thema und gerade in einem sich schnell verändernden Umfeld wie der Softwareentwicklung auch eine große Herausforderung. Bei uns im Unternehmen schreiben wir QS ganz groß – und darum starten wir in den Tag mit Diskussionen zur Qualität unseres Kaffees, nutzen für unsere Blogposts lieber mal das 4-Augen-Prinzip und lassen nicht locker, Arbeitsprozesse einzelner Abteilungen und Arbeitsgruppen stetig zu verbessern.

Der Bitcoin-Hype, der im Jahr 2017 seinen bisherigen Höhepunkt hatte, hat den Fokus auf die Technologie dahinter gelenkt: die Blockchain. In den vergangenen Jahren ist eine Vielzahl von Fachartikeln und Studien dazu erschienen und der Freistaat Bayern hat Ende 2019 beschlossen, die Technologie zu fördern, indem er die Geschäftsstelle „Bavarian Center for BlockChain“, kurz „[bc]2“ gründen will. Das nehmen wir zum Anlass, um zu fragen, ob Blockchain-Technologie auch geeignet wäre, um die Procure-2-Pay-Prozesse in Unternehmen zu verbessern?

In Europa tut sich gerade einiges in Sachen elektronischer Rechnung. Für die EU-Staaten ist die Grundlage die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein müssen, elektronische, maschinenlesbare Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Durch neue Technologien wie moderne Cloud-Lösungen entstehen viele neue Schnittstellen und daraus resultierend auch eine Reihe potenzieller Schwachstellen. Diese Schwachstellen können sowohl beim Cloud-Anbieter als auch im firmeninternen Unternehmensnetzwerk entstehen. Wichtig ist es daher, mögliche Gefahren abzusichern bevor ein Risiko auftaucht. Denn wenn auch viele Sicherheitsaspekte in der Verantwortung des Cloud-Anbieters liegen, so ist doch jedes Unternehmen für die Sicherheit seiner Daten selbst verantwortlich. Wenn ein Unternehmen also Cloud-Lösungen nutzen will, sollte es sich vorab ausreichend Gedanken über die Sicherheitsaspekte und die passenden Anbieter machen.

Mittlerweile gibt es auf dem Markt unzählige Cloud-Anbieter. Zu den großen zählen zum Beispiel die Konzerne Microsoft (Azure), Amazon (AWS), IBM (IBM Cloud) oder Google. Neben diesen Großkonzernen, die sowohl Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) oder sogar Software-as-a-Service (SaaS) bereitstellen, gibt es, besonders im SaaS-Umfeld, viele weitere Anbieter von Cloud-Diensten auch aus Deutschland, die sich zuletzt nicht nur durch ihren Standort empfehlen.

Die Digitalisierung in und von Unternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen ist in vollem Gange. Immer mehr Unternehmen setzen dabei auch auf Cloud-Lösungen. Insbesondere im Bereich von standardisierbaren Prozessen, da diese leicht in die Cloud ausgelagert werden können. Damit senkt man seine Infrastruktur- und Konfigurationskosten und ist in der Lage, agil auf sich ändernde Marktanforderungen zu reagieren. Zum Einsatz kommen häufig Lösungen aus dem Bereich Software-as-a-Service, bei denen Unternehmen und Anwender*innen die Dienste bzw. Services direkt aus dem Internet beziehen können. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und reichen von CRM-Systemen und Personal-Management-Lösungen bis hin zu Dokumenten-Management-Systemen (DMS), wie zum Beispiel einem digitalen Archiv in der Cloud oder einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.

Nachdem die Neufassung vom 11. Juli 2019 zurückgerufen wurde, hat das Bundesministerium der Finanzen am 28. November 2019 eine neue Version der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. In dieser aktualisierten Auflage wurden einige Punkte genauer erklärt bzw. vereinfacht. Das haben wir zum Anlass genommen, die GoBD genauer unter die Lupe zu nehmen: Wie sieht es mit dem Thema Buchführung – insbesondere der Rechnungsverarbeitung – in der Cloud aus?

Am 14. November 2019 fand der World Usability Day in Hamburg statt. Veranstaltungsort war die Hochschule für Angewandte Wissenschaften. Der WUD in Deutschland ist eine Veranstaltung der German UPA (Berufsverband der Deutschen Usability und User Experience Professionals) und bietet inspirierende Vorträge rund um die digitale Produktentwicklung, User Experience und Usability.

Vom 21. bis 23. Oktober fand in Nürnberg das 36. Internationale PM Forum statt. Über 1.000 Teilnehmer, 90 Vorträge und 100 Referenten aus allen Branchen machten die Veranstaltung zur größten und wichtigsten Projektmanagement-Konferenz in Europa. Der PMO Tag als Treffpunkt der PMO-Experten ist Teil dieses alljährlichen Netzwerktreffens der Projektmanagement Community in Nürnberg. Die Teilnehmer konnten auch in diesem Jahr wieder von den vorgestellten Praxisbeispielen und einer exzellenten Vernetzung innerhalb der Community profitieren.

Als Vertreter eines Softwareherstellers, der Prozessabläufe in Unternehmen mit geeigneten Lösungen verbessert, komme ich viel in unterschiedlichen Unternehmen herum. Die Nachfrage nach Digitalisierung und Prozessautomatisierung ist groß, aber genauso groß ist auch die Unsicherheit darüber, was eigentlich benötigt wird.