xSuite Blog

Expertenwissen zu Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen

Was ist E-Invoicing?

12 .01 .2022
220212_Blog-Header_Was-ist-E-Invoicing

Das Thema „E-Invoicing“ wird in Expertenkreisen seit einiger Zeit immer mehr diskutiert. Dieser Artikel soll Ihnen einen Einstieg bieten: Worum genau geht es beim E-Invoicing? Was ist der entscheidende Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung? Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

Was ist eine E-Rechnung?

„Elektronische Rechnung“ oder „elektronische Rechnungsstellung“ klingt im ersten Moment nicht nach einem neuen Thema. Wahrscheinlich erhalten Sie bereits heute einen guten Teil Ihrer Eingangsrechnungen in elektronischer Form (z.B. als PDF) und der Übertragungsweg ist ebenfalls elektronisch (häufig per E-Mail).

Was ist also das Neue an der E-Rechnung? Wenn die Rede von der E-Rechnung ist, ist gerade nicht der oben beschriebene Fall gemeint. Es geht nicht um eine E-Mail- oder PDF-Rechnung – sondern um einen maschinenlesbaren Datensatz, meist im XML-Format. Dieser ist gezielt für die automatisierte Rechnungsverarbeitung entwickelt und optimiert.

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

Die Vorteile der E-Rechnung treten am deutlichsten zutage, wenn man den Vergleich zur Papier- oder PDF-Rechnung macht. Die Schritte zur Verarbeitung dieser Rechnungen sind in der Regel die folgenden: Das PDF bzw. das eingescannte Papierdokument wird an eine Datenextraktion übergeben. Diese nutzt Optical Character Recognition-Technologie (kurz: OCR), um die Inhalte auszulesen. Der Begriff beschreibt dabei sehr gut, was passiert: Die OCR sieht sich den Beleg an und versucht darauf Buchstaben und Zahlen zu entziffern.

Was die OCR erkennt, wird als nächstes zur Konvertierung übergeben. Dort werden die ausgelesenen Inhalte so formatiert und strukturiert, dass sie in die entsprechenden Felder in Ihrem ERP-System übertragen werden können. Mit der E-Rechnung überspringen Sie diese Schritte komplett. Die Inhalte müssen nicht mehr digitalisiert, interpretiert und konvertiert werden. Stattdessen kann direkt die Übertragung in die dafür vorgesehenen Felder im ERP-System erfolgen.

An diesem Punkt wird ein entscheidender Vorteil der E-Rechnung deutlich: Der oben beschriebene Prozess der Digitalisierung, Datenextraktion und -konvertierung ist aufwändig – und fehleranfällig. Auch die besten OCR-Lösungen erreichen nie eine 100%ige Erkennungsrate. Wenn Sie diese Fehlerquelle von vornherein ausschließen können, haben Sie den größten Bremsklotz bei der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen ausgeräumt. Die E-Rechnung erschließt Ihnen die Möglichkeit, den Anteil der Rechnungen, die automatisiert im Hintergrund verarbeitet werden können, drastisch zu steigern.

Was hält Unternehmen noch vom E-Invoicing ab?

Zum Rechnungsaustausch gehören immer zwei. Die Vorteile des E-Invoicing liegen aber in erste Linie auf einer Seite, nämlich beim Empfänger. Dort werden Prozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt, wenn die Rechnungsdaten bereits in einem maschinenlesbaren Format eingehen. Wenn Ihre Lieferanten Ihnen also anbieten, E-Rechnungen zu senden, sollten Sie nicht lange darüber nachdenken, das Angebot anzunehmen.

Ein weiterer Grund, warum sich E-Rechnungen noch nicht flächendeckend durchgesetzt haben, ist, dass sie für die vollautomatisierte Verarbeitung durch IT-Systeme optimiert sind. Das heißt konkret, dass Sie auch ein IT-System benötigen, das E-Rechnungen annehmen und verarbeiten kann. Diese vermeintliche Hürde lässt sich jedoch ganz einfach nehmen, indem man „Viewer“ nutzt, die XML-Dateien auch für das menschliche Auge einfach und übersichtlich darstellen. Außerdem gibt es auch hybride E-Rechnungsformate, die sich aus einem maschinenlesbaren Datensatz plus einem PDF für die manuelle Verarbeitung zusammensetzen.

Wenn Sie allerdings nur eine Visualisierung der E-Rechnung erzeugen und dann weiterhin auf manuelle Prozesse setzen, verschenke Sie das große Potenzial: Mit einer entsprechenden Softwarelösung können Sie nämlich die Verarbeitungsschritte (Prüfung, Freigabe, Archivierung) einer E-Rechnung weitgehend automatisieren und so deutlich Zeit und manuellen Aufwand einsparen. Außerdem umgehen Sie, wie oben erläutert, mit der E-Rechnung eine der größten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung, nämlich den Schritt der Digitalisierung. Somit bietet die E-Rechnung in mehrerlei Hinsicht Potenzial, um Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und automatisieren. Eine Chance, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten!