2 Tage, 400+ teilnehmende Gäste, 15 Vorträge, 1 Thema: Automatisierung in Einkauf & Buchhaltung.

Viele Einkaufsabteilungen nutzen bereits Bewertungssysteme für ihre Lieferanten, um eine jeweils passgenaue Betreuung sicherzustellen. Ganz konkret heißt das, die Lieferanten werden nach Kriterien wie Einkaufsvolumen, Anzahl der Bestellungen, strategischer Wichtigkeit, etc. in Kategorien aufgeteilt und priorisiert. Das ist die typische A-B-C-Analyse von Lieferanten.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nimmt zurzeit deutlich an Fahrt auf. Gleichzeitig ändern sich insbesondere im Bereich Beschaffung und Rechnungswesen die Vorgaben, Anforderungen und Abläufe. Die Neufassung der GoBD, die Einführung der E-Rechnung, die Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetz), die kommende Umsatzsteuerpflicht, das Wartungsende für das SAP ERP – diese Vielzahl an hochkarätigen Themen beschäftigt aktuell die öffentlichen Auftraggeber.

Am 05. und 06. Mai hat die P2POK stattgefunden, die Online-Konferenz zur Automatisierung im Einkauf und in der Buchhaltung.

Die Digitalisierung ist in der Strategie vieler Unternehmen heute fest verankert. Dadurch macht sie auch vor Einkaufsabteilungen nicht Halt. Digitalisierung ist aber kein Selbstzweck. In diesem Beitrag erläutern wir, warum Digitalisierung – ganz im Gegenteil – insbesondere für den operativen Einkauf einen echten Mehrwert bietet.

Die eingehende Post – sei sie nun digital per E-Mail oder noch als Briefpost eingetroffen – spielt in jedem Unternehmen eine bedeutende Rolle. Unternehmen stehen in der Regel vor der großen Herausforderung, diesen Spagat zwischen digitaler und papierbasierter Post zu meistern. Zumal hier unterschiedlichste Dokumenteninhalte, wie zum Beispiel Rechnungen, Kundenbriefe, Bewerbungen, usw. vorliegen. In vielen Unternehmen wird zudem die Briefpost immer noch in Papierform organisiert und verarbeitet.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, dass sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bei der Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht gehen viele EU-Staaten aber weiter und führen auch eine E-Rechnungspflicht für die Auftragnehmer ein: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen elektronisch sein, die Papierform wird nicht mehr akzeptiert. Italien geht sogar so weit, dass sämtliche inländische Rechnungen, auch an Unternehmen und Privatpersonen, elektronisch sein müssen.

Der Bitcoin-Hype, der im Jahr 2017 seinen bisherigen Höhepunkt hatte, hat den Fokus auf die Technologie dahinter gelenkt: die Blockchain. In den vergangenen Jahren ist eine Vielzahl von Fachartikeln und Studien dazu erschienen und der Freistaat Bayern hat Ende 2019 beschlossen, die Technologie zu fördern, indem er die Geschäftsstelle „Bavarian Center for BlockChain“, kurz „[bc]2“ gründen will. Das nehmen wir zum Anlass, um zu fragen, ob Blockchain-Technologie auch geeignet wäre, um die Procure-2-Pay-Prozesse in Unternehmen zu verbessern?

In Europa tut sich gerade einiges in Sachen elektronischer Rechnung. Für die EU-Staaten ist die Grundlage die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein müssen, elektronische, maschinenlesbare Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Durch neue Technologien wie moderne Cloud-Lösungen entstehen viele neue Schnittstellen und daraus resultierend auch eine Reihe potenzieller Schwachstellen. Diese Schwachstellen können sowohl beim Cloud-Anbieter als auch im firmeninternen Unternehmensnetzwerk entstehen. Wichtig ist es daher, mögliche Gefahren abzusichern bevor ein Risiko auftaucht. Denn wenn auch viele Sicherheitsaspekte in der Verantwortung des Cloud-Anbieters liegen, so ist doch jedes Unternehmen für die Sicherheit seiner Daten selbst verantwortlich. Wenn ein Unternehmen also Cloud-Lösungen nutzen will, sollte es sich vorab ausreichend Gedanken über die Sicherheitsaspekte und die passenden Anbieter machen.

Mittlerweile gibt es auf dem Markt unzählige Cloud-Anbieter. Zu den großen zählen zum Beispiel die Konzerne Microsoft (Azure), Amazon (AWS), IBM (IBM Cloud) oder Google. Neben diesen Großkonzernen, die sowohl Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) oder sogar Software-as-a-Service (SaaS) bereitstellen, gibt es, besonders im SaaS-Umfeld, viele weitere Anbieter von Cloud-Diensten auch aus Deutschland, die sich zuletzt nicht nur durch ihren Standort empfehlen.

Die Digitalisierung in und von Unternehmen in den unterschiedlichsten Bereichen ist in vollem Gange. Immer mehr Unternehmen setzen dabei auch auf Cloud-Lösungen. Insbesondere im Bereich von standardisierbaren Prozessen, da diese leicht in die Cloud ausgelagert werden können. Damit senkt man seine Infrastruktur- und Konfigurationskosten und ist in der Lage, agil auf sich ändernde Marktanforderungen zu reagieren. Zum Einsatz kommen häufig Lösungen aus dem Bereich Software-as-a-Service, bei denen Unternehmen und Anwender*innen die Dienste bzw. Services direkt aus dem Internet beziehen können. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und reichen von CRM-Systemen und Personal-Management-Lösungen bis hin zu Dokumenten-Management-Systemen (DMS), wie zum Beispiel einem digitalen Archiv in der Cloud oder einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.