Swiss QR-Code – Sanfter Einstieg in die elektronische Rechnungsverarbeitung

13.02.2020

Themen: Rechnungsverarbeitung | Digitalisierung | E-Invoicing

In Europa tut sich gerade einiges in Sachen elektronischer Rechnung. Für die EU-Staaten ist die Grundlage die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein müssen, elektronische, maschinenlesbare Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

In Deutschland geht es noch einen Schritt über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinaus. Neben den öffentlichen Auftraggebern werden auch deren Lieferanten in die Pflicht genommen. Ab November 2020 nehmen öffentliche Auftraggeber des Bundes und des Landes Bremen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an. Das Format, das dafür entwickelt wurde, heißt XRechnung (weitere Informationen im Blogartikel "Das ABC der XRechnung").

Während sich in Deutschland also gerade Rechnungsempfänger und -versender auf die XRechnung vorbereiten, ist es spannend, einen Blick auf unsere südlichen Nachbarn in der Schweiz zu werfen. Für diese gelten die Vorgaben der EU natürlich nicht, aber die Schweiz hat einen eigenen Weg gewählt, um Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Status Quo in der Schweiz: Rechnung plus farbigen Einzahlungsschein

Heute werden Rechnungen in der Schweiz in der Regel mit einem Einzahlungsschein versendet. Dieser Einzahlungsschein enthält die Zahlungsinformationen und ist das Äquivalent zum (vorausgefüllten) Überweisungsträger in Deutschland. Aktuell gibt es Einzahlungsscheine in verschiedenen Varianten: in Orange oder Rot, mit oder ohne Referenznummer, von Banken oder der PostFinance.

An dieser Stelle setzt die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung in der Schweiz an: Statt des Einzahlungsscheines soll es in Zukunft zur Rechnung einen QR-Code geben, der die Zahlungsinformationen beinhaltet. Dazu zählen beispielsweise der Kontoinhaber, der Betrag, die IBAN (bzw. eine spezielle QR-IBAN) oder die Währung (Euro und CHF sind möglich).

Anwendung: Das kann der Swiss QR-Code

Dieser QR-Code – mit den Zahlungsinformationen für eine Rechnung – wird als Swiss QR-Code bezeichnet und ist am Schweizer Kreuz in der Mitte zu erkennen. Er kann sich entweder direkt auf dem Rechnungsbeleg im rechten, unteren Bereich befinden oder als Beilage zur Rechnung gesendet werden. Der Swiss QR-Code kann für Papierrechnungen oder auch für elektronische Rechnungen (zum Beispiel im PDF-Format) verwendet werden und wird zum 30. Juni 2020 eingeführt.

Während einer Übergangszeit können auch weiterhin Rechnungen mit den roten oder orangen Einzahlungsscheinen verwendet werden. Es ist noch nicht klar, wie lange diese Übergangsphase dauern wird. Für Unternehmen in der Schweiz heißt das jedoch, dass sie bereits heute damit beginnen sollten, sich auf die Rechnungen mit Swiss QR-Code vorzubereiten.

Damit jeder – das heißt z. B. auch private Endbenutzer*innen ohne Smartphone oder eine andere Möglichkeit, einen QR Code auszulesen – in der Lage ist, die Zahlungsinformationen einer QR-Rechnung zu entnehmen, wird der Inhalt des QR-Codes auch ausgeschrieben dargestellt. Beispielhaft sieht eine Rechnung mit Swiss QR-Code dann so aus:

Vor- und Nachteile der Schweizer Umsetzung

Der Swiss QR-Code in Rechnungen ist in zweifacher Hinsicht ein sanfterer Einstieg in das Thema elektronische Rechnungsverarbeitung, als die XRechnung in Deutschland: Zum einen ist das Dokument noch immer vollständig ohne Hilfsmittel menschenlesbar, zum anderen sind es lediglich die Zahlungsinformationen, die automatisiert lesbar werden. An der Rechnung selbst ändert sich nichts. Dieser sanfte Einstieg lässt vermuten, dass die Akzeptanz größer sein wird. Außerdem lassen sich durch diesen Ansatz auch wesentlich einfacher private Endkunden mit einbinden.

Auf der anderen Seite fehlen der Schweizer QR-Rechnung einige Vorteile, die eine XRechnung bietet. Der QR-Code muss immer noch eingescannt und ausgelesen werden. Dieser Vorgang unterliegt genau den Einschränkungen, die jeder andere Scan-Vorgang auch hat. Daher gibt es bei der Verwendung des Swiss QR-Code auch umfangreiche Vorgaben hinsichtlich Druckqualität, Farbe, Größe, Schriftart, Papierart und -stärke, um ein möglichst gutes Scan-Ergebnis zu ermöglichen und die Fehlerquote gering zu halten. Abgesehen davon, enthält der Swiss QR-Code nur die Zahlungsinformationen und keineswegs alle Rechnungsinhalte. Für Unternehmen heißt das, sie müssen die Rechnungsinformationen – wie Positionsdaten, Mehrwertsteuer, Rechnungsdatum, etc. –immer noch auf anderem Wege in ihr ERP-System bringen, sei es per Scan und OCR oder durch manuelles Abtippen.