Rechnungen in SAP verarbeiten: Was macht eigentlich die Vorerfassung?

17.05.2019

Themen: SAP | Rechnungsverarbeitung

Unternehmen, die sich mit SAP-integrierten Rechnungsprüfungsworkflows auseinandersetzen, werden irgendwann mit der Fragestellung konfrontiert, ob ein System verwendet wird, welches die SAP-Vorerfassung nutzt oder eigene Belege des Systemanbieters verwendet. In diesem Beitrag unterscheiden wir zwischen eigenen bzw. technischen Belegen sowie vorerfassten und gebuchten SAP-Belegen. Der wesentliche Unterschied zwischen diesen Belegen, tritt dann zutage, wenn ein Realtime-Reporting wichtig ist. Schauen wir uns die Unterschiede einmal an:

Vorgelagerte Workflows außerhalb von SAP

Verschafft man sich einen Überblick über die unterschiedlichen Workflowsysteme, stellt man häufig fest, dass sich diese in SAP-integrierte und externe, also nicht in SAP integrierte, gruppieren. Wie sich diese Workflowlösungen unterscheiden, können Sie in unserem Blog-Artikel Rechnungsprüfung: SAP-integriert oder System-vorgelagert?  hier nachlesen.

Workflows auf technischen / Eigenbelegen innerhalb von SAP

Auf den ersten Blick wirken Workflowsysteme, die auf technischen Belegen basieren, wie SAP-integrierte Produkte. Neben einer Weboberfläche gibt es auch immer eine Transaktion, die über das SAP GUI aufgerufen wird. Das Look and Feel dieser Transaktion ist immer sehr stark an SAP angelehnt. Meistens können in der Transaktion Rechnungsdaten erfasst, Rechnungsbilder angezeigt oder Workflows gestartet werden.

Optisch ähnelt der technische Beleg den klassischen SAP-Rechnungstransaktionen wie FB01, FB60 oder MIRO bei bestellbezogenen Rechnungen. Der Unterschied ist jedoch, dass zum Zeitpunkt der Erfassung noch kein echter SAP-Beleg erzeugt wurde. Man erkennt es auch daran, dass es keine FI-Belegnummer gibt, die typischerweise mit „19“ bzw. bei MM-Rechnungen mit „51“ beginnt. Stattdessen verwendet man eine eigene Belegnummerierung. In den meisten Systemen wird die SAP-Belegnummer erst bei der Verbuchung vergeben.

Je nachdem, wie lange der Beleg im Workflow verweilt (was bei komplexeren Vorgängen auch durchaus mal länger sein kann) existiert also keine SAP-Belegnummer. Man kann auch die Gegenprobe machen und eine Standardtransaktion aufrufen, wie z.B. die Kreditoren-Einzelpostenliste (Transaktion FBL1N), die Beleganzeige über Transaktion FB03 oder im Controlling die Anzeige der Ist-Kosten über Transaktion KSB5N. Man wird feststellen, dass diese technischen Belege nicht aufrufbar sind, da sie keine SAP-Belege im klassischen Sinne sind.

Die technischen Belege unterliegen nicht allen SAP-Prüfungen und können eine gewisse Flexibilität ermöglichen, die z.B. bei gebuchten Belegen nicht möglich ist. Neben all den Freiheiten, die ein technischer Beleg gibt, sollte man aber berücksichtigen, dass man bei Ausführung von SAP-Reports immer mit einem Zeitverzug rechnen muss, der ebenfalls einige Tage dauern kann.

Workflows auf vorerfassten Belegen innerhalb von SAP

Einige SAP-Kunden sind mit der Vorerfassung nicht sehr vertraut. Der Papierprozess sieht meistens die Erfassung am Ende des Prozesses in der Buchhaltung vor, was nahezu immer direkt zur Buchung führt.

Selten haben Kunden im papierbasierten Prozess schon mit der SAP-Vorerfassung gearbeitet und kennen diese daher samt den Möglichkeiten häufig nicht. Dabei stellt die Vorerfassung einen Kompromiss zwischen den technischen und gebuchten Belegen dar. Beim Anlegen eines vorerfassten Belegs erhält dieser direkt seine FI- oder MM-Belegnummer und kann über Standardtransaktionen wie FB03 oder MIR6 aufgerufen werden. Auch die Kreditor-Einzelpostenliste (Transaktion FBL1N) kann jederzeit angezeigt werden. Wird ein Workflow auf vorerfassten Belegen verwendet, gibt es gegenüber den reinen technischen Belegen – zumindest aus Sicht des Reportings – einen enormen Vorteil.

Zusätzlich kann der Beleg jederzeit noch geändert oder korrigiert werden. Der Beleg muss zum Zeitpunkt der Vorerfassung also nicht einmal vollständig sein und kann auch jederzeit im Prozess noch ergänzt werden. An sich sind nur wenige Felder wie die Vorgangsart (FI-/MM-Rechnung oder FI-/MM-Gutschrift) oder der Buchungskreis nicht mehr änderbar. Bei Auswahl eines geeigneten Workflowsystems sollte deshalb darauf geachtet werden, dass hier Funktionen bereitgestellt werden, die einen komfortablen Wechsel ermöglichen.

Die Vorerfassung bietet eine gute Flexibilität und stellt einen guten Kompromiss zwischen technischen und gebuchten Belegen dar.

Workflows auf gebuchten Belegen innerhalb von SAP

Anders als bei den technischen und vorerfassten Belegen, lässt ein gebuchter Beleg sich nachträglich nicht mehr ändern. Er gilt als finaler Beleg und ist damit auch abgeschlossen. Stellt man nachträglich einen Änderungsbedarf fest, kann man nur Korrektur- oder Stornobuchungen vornehmen.

Workflows auf gebuchten Belegen können wiederum dann sehr sinnvoll sein, wenn beim Erfassen soweit alles passt. Kunden verwenden Workflows auf gebuchten Belegen häufig bei bestellbezogenen Vorgängen. Beim Erfassen wird bereits geprüft, ob die Rechnungspositionen mit den Bestellpositionen übereinstimmen und ob auch der Wareneingang passt. Sofern auch alle weiteren Prüfungen positiv verlaufen und kein Sperrgrund vorliegt, kann der Workflow den Beleg auch direkt verbuchen. In manchen Fällen ist ggf. eine stichprobenartige Prüfung erforderlich, so dass ausgewählte Belege in eine Freigabe nach der Buchung münden, die durch einen Benutzer im Workflow dann bestätigt wird. Wird die Freigabe jedoch abgelehnt, dann kann der Beleg ggf. noch storniert oder im positiven Fall freigegeben werden und somit auch der Workflow. Häufig gibt es solche Anforderungen bei den Herstellern oder Zulieferern im Automotive Bereich.

Gebuchte Belege sind dann sinnvoll, wenn der Beschaffungsprozess eingehalten, eine hohe Standardisierung sichergestellt und eine gewisse Prozessdisziplin eingehalten wird.

Fazit

Ob nun technische Belege, vorerfasste oder gebuchte Belege die richtige Wahl sind, hängt immer von den individuellen Anforderungen ab. Ist man im Bereich des Reportings kompromissbereit, so sind technische Belege eine gute Wahl. Ist ein wirkliches Real-Time-Reporting jedoch wichtig, sollte ein Workflow auf vorerfassten oder gebuchten Belegen vorgezogen werden.