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Dunkelbuchung: Durchgängige Automatisierung bei der Rechnungs-Verarbeitung

24 .11 .2020

Dunkel im Hintergrund

Ganzheitliche End-to-End-Automatisierung ist das Idealbild, wenn es um die Digitalisierung von operativen Geschäftsprozessen geht. In der Realität findet man bei den meisten Unternehmen eher einen Flickenteppich vor. Zu diesem Ergebnis kommt auch der Digital Office Index 2020* des Bitkoms: Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) Punkten kommen die befragten Unternehmen im Schnitt auf einen Wert von 55.

In der Praxis heißt das: In den meisten Unternehmen laufen einige Prozesse bereits digital und automatisiert ab, andere sind zwar digital, aber nicht automatisiert und es gibt immer noch Arbeitsschritte, die papierbasiert und damit rein manuell erfolgen. Von End-to-End-Automatisierung kann also häufig noch nicht die Rede sein. Für das Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung wollen wir uns genau damit in diesem Blogartikel beschäftigen. Was genau verbirgt sich hinter dem Ansatz der „Dunkelbuchung“?

Definition Dunkelbuchung

Als „Dunkelbuchung“ oder „Hintergrundverarbeitung“ bezeichnet man die vollautomatisierte Verarbeitung einer Rechnung vom Eingang bis zur Bezahlung. Die Rechnungsdaten werden dabei automatisch ausgelesen, automatisch nach verschiedenen Kriterien geprüft und dann automatisch bezahlt. Die Automatisierung in der Rechnungsbearbeitung eröffnet Unternehmen große Potenziale für Kostensenkung und Effizienzsteigerung. Allgemein gilt: Je höher die Quote der Dunkelbuchungen, desto höher ist auch die Kosteneinsparung bei den Prozesskosten.

Was hält Unternehmen von Dunkelbuchungen ab?

Aus der Definition von Dunkelbuchungen gehen die Vorteile klar hervor. Warum setzen viele Unternehmen bisher aber nur sehr wenig auf diesen Ansatz oder nutzen ihn gar nicht? Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, wollen wir ansehen, was die Voraussetzungen sind, damit Rechnungen im Hintergrund verbucht werden können.

Wenn eine Dunkelbuchung stattfindet, heißt das nicht, dass die Buchung ungeprüft erfolgen würde. Vielmehr ist damit gemeint, dass die Prüfung automatisiert im Hintergrund abläuft, der Beleg an sich erscheint auf keinem Monitor eines Mitarbeiters zur Prüfung, sondern wird unbesehen bis zur Zahlung durchgeschleust.

Damit eine automatische Prüfung im Hintergrund durch das System erfolgen kann, muss es feste Kriterien und ein Regelwerk geben, wie diese Prüfung erfolgen soll. Ein Beispiel dafür ist der 3-Wege-Match.

3-Wege-Match bei Rechnungen mit Bestellbezug

Der 3-Wege-Match bezieht sich auf den Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Wenn die Daten wie Preis und Menge auf der Rechnung mit den Werten der Bestellung übereinstimmen und bereits ein Wareneingang gebucht wurde, spricht man von einem 3-Wege-Match. Ein Workflow-System kann diesen Abgleich automatisch im Hintergrund durchführen – und, wenn keine Abweichungen vorliegen, auch direkt die Rechnung dunkel verbuchen.

Andere Kontrollverfahren bei Rechnungen ohne Bestellbezug

Wenn eine Rechnung ohne Bestellbezug vorliegt, kann der oben dargestellte Ansatz des 3-Wege-Match nicht für die automatisierte Prüfung der Rechnung verwendet werden. Das heißt aber nicht im Umkehrschluss, dass bei Rechnungen ohne Bestellbezug keine Dunkelbuchung möglich wäre. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen von einem vertrauenswürdigen Lieferanten erhalten und ein anderes Auditierungsverfahren mit diesem vereinbart haben, wäre auch hier eine Dunkelbuchung möglich. Ein anderer Ansatz ist, dass – wenn eine Rechnung auf ein Projekt gebucht wird, für das es ein anderes internes Controlling gibt – die Rechnungsprüfung eventuell ebenfalls obsolet ist.

Bei diesen Beispielen handelt es sich aber eher um Sonderfälle. Wenn Sie den Einstieg in die Dunkelverbuchung von Rechnungen machen möchten, sollten Sie sich zuerst auf den 3-Wege-Match bei Rechnungen mit Bestellbezug fokussieren, hier schlummert bereits erhebliches Automatisierungspotenzial.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Auch bei der Dunkelverbuchung müssen Sie sich nicht blind auf das System verlassen. Sie können zum Beispiel definieren, dass ein bestimmter Prozentsatz von Rechnungen, die eigentlich die Kriterien für eine Dunkelbuchung erfüllen würden, trotzdem zur manuellen Prüfung an einen Mitarbeiter geleitet werden. Ein anderer Ansatz ist es, Betragsgrenzen festzulegen und die Dunkelverbuchung – auch bei 3-Wege-Match – nur bei Rechnungen zuzulassen, die unter einer bestimmten Summe liegen.

Hintergrundbuchungen als nächster Schritt der Automatisierung

Die automatisierte Hintergrundverbuchung von Eingangsrechnungen ist ein wichtiger Baustein, um zu einer ganzheitlichen Automatisierung von P2P-Prozessen zu kommen. Auch wenn Sie nur einen gewissen Anteil Ihrer Rechnungen im Hintergrund verarbeiten, bietet sich dadurch doch eine signifikante Möglichkeit, Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig Aufwand zu reduzieren. Besonders geeignet ist der Ansatz für Rechnungen mit Bestellbezug, weil dort eine automatisierte Prüfung durch das Workflowsystem nach dem Prinzip des 3-Wege-Matches erfolgen kann.

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*Der Bitkom Digital Office Index 2020 kann über diesen Link heruntergeladen werden: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Bitkom-Digital-Office-Index-2020