DSAG Thementag XRechnung

29.04.2019

Themen: SAP | E-Invoicing | Peppol

Im April 2019 hat die DSAG, die deutschsprachige SAP-Anwendergruppe, einen Thementag zur XRechnung veranstaltet. Gemeinsam mit einem Kollegen aus unserem Public Sector Team habe ich diesen besucht und konnte einige interessante Eindrücke mitnehmen: Haben die öffentlichen Auftraggeber bereits die Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen eingeführt? Wie weit sind überhaupt die Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber beliefern und Rechnungen an diese stellen, beim Thema XRechnung? Und was sagt die SAP als ein führender Hersteller von ERP-Systemen dazu, deren Systeme sich ja sowohl mit Ausgangs- als auch mit Eingangsrechnungen befassen? Die gut besuchte Veranstaltung der DSAG hat eine gute Momentaufnahme wiedergegeben zum aktuellen Stand der Dinge um die XRechnung.

Alle beteiligten Seiten haben den Handlungsbedarf erkannt

Fangen wir mit den positiven Eindrücken an: Der Thementag XRechnung war fast ausverkauft, über 200 Personen waren anwesend. Unter diesen waren viele öffentliche Auftraggeber, aber auch viele Unternehmen aus der Privatwirtschaft. Daran wird deutlich: Zumindest die SAP-Kunden haben erkannt, dass die XRechnung für sie ein relevantes Thema ist. Nicht nur die öffentlichen Auftraggeber bereiten sich auf ihre Pflicht vor, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten, auch die Auftragnehmer setzen sich damit auseinander, zukünftig XRechnungen zu versenden. Auf der Veranstaltung beteiligten sich mehrere Vertreter der SAP mit Vorträgen zum Thema – das heißt, auch die SAP bietet Antworten auf die Fragen nach der XRechnung.

Bei der Umsetzung der XRechnung kommt es auf die Details an

Auf den ersten Blick läuft es gut mit der Umsetzung der EU-Richtlinie und der Einführung der elektronischen Rechnung: Das E-Rechnungsgesetz und die zugehörige Verordnung des Bundes wurden 2017 verabschiedet und traten 2018 in Kraft. Die KoSIT hat mit der Entwicklung der XRechnung dafür gesorgt, dass es einen Standard gibt, der die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt und auch deutsche Besonderheiten, wie Skonto, berücksichtigt. Die Leitweg-ID, ebenfalls eine deutsche Besonderheit, sorgt dafür, dass auch bei einem zentralen Rechnungseingangsportal die Rechnungen beim richtigen Empfänger landen. Das ZRE-Portal des Bundes wurde wie geplant bereits im November 2018 in Betrieb genommen. Unternehmen, die schon vor der XRechnung auf elektronische Rechnungen gesetzt und das ZUGFeRD-Format eingeführt haben, bleiben nicht auf der Strecke: ZUGFeRD ist in der Version 2.0 veröffentlicht und mit der EU-Norm kompatibel. SAP bietet außerdem eine Lösung für Versand und Annahme von XRechnungen an, die sogar schon PEPPOL unterstützt. (Eine kurze Erklärung der wichtigsten Begriffe finden Sie im Blog-Eintrag: Das ABC der XRechnung.)

So weit so gut. Auf dem Thementag XRechnung habe ich nun aber Einiges gelernt. Im Detail ist die Einführung doch nicht so weit fortgeschritten und frei von jeglichen Stolpersteinen. Hier sind einige Beispiele dafür:

16 Bundesländer heißt, es müssten in Deutschland 17 Gesetze zuzüglich gegebenenfalls notwendiger Verordnungen zur Umsetzung der EU-Richtlinie geben. Während für die Bundesebene schon seit rund 2 Jahren alles beschlossen ist und feststeht, hat knapp die Hälfte der Bundesländer noch nicht einmal einen Gesetzentwurf auf den Weg gebracht. Für die große Mehrheit der öffentlichen Auftraggeber ist es also alles andere als klar, wie die Umsetzung der XRechnung im Detail zu erfolgen hat.

• Eine XRechnung hat an die 200 Felder – und deckt doch nicht alle Fälle ab. Ein Beispiel: Das EnWG fordert, dass Energie-Rechnungen bestimmte Grafiken enthalten. Das ist mit einer XRechnung im Moment nur über die Einbettung einer Datei in die XML-Datei möglich. Eingebettete Dateien halten Anti-Virenprogramme jedoch oftmals für gefährlich.

• Das im November 2018 eröffnete Bundesportal für die Annahme elektronischer Rechnungen befindet sich noch im Beta-Stadium. Mit genauen Angaben, wie viele Rechnungen beim Bund seitdem als XRechnung eingegangen sind, hielten sich die Referenten bedeckt; die Zahl läge noch immer nicht im vierstelligen Bereich und der Anteil sei in etwa 0,5% (aber immerhin nicht gleich Null!).

• Bundesministerien sind nicht alle gleich aufgestellt. Einige haben eine zentralisierte Rechnungsprüfung und -freigabe, bei anderen organisiert das jedes Referat in Eigenregie. Das heißt ein Bundesministerium kann bis zu 100 verschiedene Leitweg-IDs haben.

• Die Lösung von SAP (SAP Document Compliance), sowohl für ausgehende als auch für eingehende XRechnungen, befindet sich ebenfalls noch in der Pilotphase – und weist zurzeit einige Einschränkungen auf: Die Lösung kann nur mit der SAP Cloud Platform betrieben werden. Es werden aktuell nur die Module FI und SD unterstützt (ich habe leider versäumt zu fragen, wie der Plan für die Module MM und PSM ist). Anhänge lassen sich aktuell noch nicht einbetten. Und, kaum überraschend, es kostet auch etwas: Die Lizenzierung erfolgt nach der Anzahl der Dokumente, die über den SAP PEPPOL Access Point versendet werden. Und ZUGFeRD 2.0 ist aktuell auch noch nicht unterstützt, aber in Planung.

Die Einführung von elektronischen Rechnungen bringt für alle Beteiligten Änderungen mit sich. Bei den Umstellungsprozessen lassen sich Unwegsamkeiten wie die genannten Beispiele nie alle im Vorfeld ausräumen und treten meist auch erst vollends zutage, wenn es an die praktische Umsetzung geht. Das ist ganz normal und noch kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken. „Wir brauchen Überzeugungskraft und Technik!“, wie eine Referentin sagte.

Der Thementag der DSAG zur XRechnung war wirklich interessant und aufschlussreich, nur leider kam die Perspektive der öffentlichen Verwaltung auf Landesebene etwas zu kurz, der Fokus lag auf dem Bund. Der Vortrag des Vertreters der Freien Hansestadt Bremen, die ebenfalls bereits im November 2018 die Annahme und Verarbeitung von XRechnungen implementiert hatte, war nämlich leider unerwartet ausgefallen. Einen groben Überblick, wie die Umsetzung in Bremen – auch mit unserer Lösung – erfolgt ist, finden Sie in unserer Pressemitteilung.