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Die digitale Poststelle in der Cloud – einfach, transparent, schnell

06 .04 .2020

Digitale Poststelle in der Cloud

Die eingehende Post – sei sie nun digital per E-Mail oder noch als Briefpost eingetroffen – spielt in jedem Unternehmen eine bedeutende Rolle. Unternehmen stehen in der Regel vor der großen Herausforderung, diesen Spagat zwischen digitaler und papierbasierter Post zu meistern. Zumal hier unterschiedlichste Dokumenteninhalte, wie zum Beispiel Rechnungen, Kundenbriefe, Bewerbungen, usw. vorliegen. In vielen Unternehmen wird zudem die Briefpost immer noch in Papierform organisiert und verarbeitet.

Oftmals wirkt die manuelle Postverteilung im Vergleich zu bereits im Unternehmen komplett digitalisierten Bereichen noch recht rückschrittlich. Verglichen mit dem Bild einer Poststelle von vor 50 Jahren, als zuständiges Personal die Post manuell in einzelne Postfächer sortierte, die dann entweder persönlich abgeholt oder aber im Laufe des Tages verteilt wurde, hat sich bis heute nicht besonders viel geändert.

Digitalisierung – Herausforderung und Chance zur selben Zeit

Gerade im Zuge der Globalisierung nehmen die Herausforderungen für Unternehmen zu: Mehrere Niederlassungen, nationale und internationale, gilt es unter einen Hut zu bekommen. Da kommt die Digitalisierung ins Spiel. Der Begriff, der mit dieser oft einher geht, heißt „digitale Transformation“. Aber was bedeutet das im Hinblick auf die Postverteilung? Unternehmen stehen dabei insbesondere vor der Frage, welche Aufgaben und Bereiche denn konkret digitalisiert werden können. Und um den Aspekt aufzugreifen, dass viele Unternehmen international verteilt agieren: Wie kann standortübergreifendes Arbeiten in der Postverteilung umgesetzt werden? Wie kann eine optimale Kundenbetreuung mit schnellen Reaktionszeiten gewährleistet werden? Wie können Liegezeiten von Dokumenten reduziert werden, wenn es darum geht, Skonti auf Rechnungen zu ziehen. Besonders, wenn die zuständige Person in Urlaub oder verhindert ist. Letztlich geht es darum, Aufwand langfristig zu reduzieren und Kosten zu sparen.

Die Automatisierung der Postverteilung als Beginn des papierlosen Büros

Die automatisierte Postverteilung setzt genau bei diesen Aufgabenstellungen an und dient dem Start in ein papierloses Büro. Gemeint ist hier konkret eine digitale Poststelle direkt aus der Cloud, die die gesamte Eingangspost eines Unternehmens dezentral und automatisch verarbeiten kann. Dabei ermöglicht eine intelligente Klassifizierung durch eigenes Regelwerk die Sortierung der eingehenden Post in definierte Dokumentenklassen. Unterschiedliche Postsendungen können somit, ganz gleich ob Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, Mahnungen, Lieferscheine, Kundenbriefe oder Infopost, sofort in die richtige Kategorie und an die direkten Folgesysteme oder Ansprechpartner*innen verteilt werden.

Die digitale Poststelle in der Cloud – Prozessualer Ablauf

Am Beginn der digitalen Poststelle steht der Posteingang. Hier gehen Postdokumente sowohl digital als auch klassisch als Briefpost ein. Die Eingangskanäle sind bei digitalen Postverteilungssystemen vielfältig. Dokumente werden beispielsweise als Volltext-PDF via E-Mail über definierte Postfächer zugestellt und werden über eine Schnittstelle in das Cloud-System transferiert. Ein anderes mögliches Szenario wäre der Eingang von Postdokumenten im Briefkasten, die dann über einen Scan-Client eingescannt und anschließend in das Cloud-System übergeben werden. Im zweiten Schritt erfolgt anhand eines intelligenten Regelwerks die inhaltliche Analyse der eingehenden Dokumente und deren anschließende Verteilung in die vordefinierten Dokumentenklassen. Im dritten Schritt werden mittels Datenextraktion Felder aus den Dokumenten ausgelesen, erfasst sowie trainiert. Die Validierung der extrahierten Daten und der klassifizierten Dokumente erfolgt dann im Web-Client. Anschließend erfolgt der Export über eine definierte Schnittstelle an ein beliebiges Endsystem oder ein Archiv.

Die automatisierte Postverteilung in der Cloud – was bedeutet das?

Der Einsatz einer automatisierten Postverteilungslösung birgt viele Chancen und Vorteile. Die gesamte Eingangspost eines Unternehmens, sowohl Briefpost als auch digitale Post, kann gesamtheitlich und auch dezentral verarbeitet und weiter verteilt werden. Mehr Transparenz und erhöhte Geschwindigkeit über den gesamten Postverteilungsprozess sind damit erreicht. Für Unternehmen bedeutet dies, dass Liegezeiten reduziert und Anfragen schneller bearbeitet werden können. Die Sortierung der Vorgänge an Folgesysteme erfolgt automatisch.

Eine Postverteilungslösung aus der Cloud ist in bestehende IT-Infrastrukturen durch eine moderne Web-Service-Architektur integrierbar. Hier zeichnen sich die Vorteile einer Cloud-Lösung ganz klar ab. Neben geringen Implementierungs- und Konfigurationsaufwänden zeichnen sich sogenannte „hybride“ Szenarien dadurch aus, dass sie das Beste aus zwei Welten verbinden: Kernprozesse, wie etwa branchenindividuellen Prozesse oder spezifische Anwendungen der zentralen ERP-Systeme, laufen weiterhin lokal installiert. Die zusätzlichen Prozesse, also die Prozesse, die einen hohen Standardisierungsgrad aufweisen, können in die Cloud ausgelagert werden.

Durch eine Verlagerung in die Cloud treten nachweislich geringere Konfigurations- und Infrastrukturkosten auf, da die Software nicht mehr lokal administriert werden muss.

Ein weiterer Vorteil ist der Zugriff ohne räumliche Einschränkung. Der Zugriff auf Services ist von jedem beliebigen vernetzten Endgerät aus möglich. Im Regelfall erfolgt dieser außerdem pro Dokumentenvolumen und Monat. Somit zahlen Kunden nur für das, was sie tatsächlich benötigen. Wenn der Bedarf steigt, kann das Volumen erweitert werden – was nicht nur Skalierbarkeit, sondern auch Komfort bedeutet. Außerdem liegt ein weiterer Vorteil in automatischen Updates, die vom Anbieter der Cloudlösung vorgenommen werden und so in regelmäßigen Abständen neue Versionen automatisch zur Verfügung gestellt werden. Kunden arbeiten somit immer topaktuell.

Sie möchten mehr über diesen prozessualen Ablauf bei der Verarbeitung der Eingangspost erfahren? In unserer neuen Infografik nehmen wir Sie mit auf die Reise vom Posteingang über die Klassifizierung und Datenextraktion bis hin zur Validierung und automatischen Übergabe an Folgesysteme.

Autor

Nina Gielnik

Nina Gielnik

Nina Gielnik ist Product Evangelist für die Cloud-Lösungen der xSuite Helix. Bereits im Studium beschäftigte sie sich mit Innovationsmanagement, Customer Experience und der Optimierung von Geschäftsprozessen. Wie diese Themen mit der Cloud zusammen passen, zeigt sie in ihren Blogbeiträgen.