2 Tage, 400+ teilnehmende Gäste, 15 Vorträge, 1 Thema: Automatisierung in Einkauf & Buchhaltung.

Viele Einkaufsabteilungen nutzen bereits Bewertungssysteme für ihre Lieferanten, um eine jeweils passgenaue Betreuung sicherzustellen. Ganz konkret heißt das, die Lieferanten werden nach Kriterien wie Einkaufsvolumen, Anzahl der Bestellungen, strategischer Wichtigkeit, etc. in Kategorien aufgeteilt und priorisiert. Das ist die typische A-B-C-Analyse von Lieferanten.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nimmt zurzeit deutlich an Fahrt auf. Gleichzeitig ändern sich insbesondere im Bereich Beschaffung und Rechnungswesen die Vorgaben, Anforderungen und Abläufe. Die Neufassung der GoBD, die Einführung der E-Rechnung, die Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetz), die kommende Umsatzsteuerpflicht, das Wartungsende für das SAP ERP – diese Vielzahl an hochkarätigen Themen beschäftigt aktuell die öffentlichen Auftraggeber.

Am 05. und 06. Mai hat die P2POK stattgefunden, die Online-Konferenz zur Automatisierung im Einkauf und in der Buchhaltung.

Die Digitalisierung ist in der Strategie vieler Unternehmen heute fest verankert. Dadurch macht sie auch vor Einkaufsabteilungen nicht Halt. Digitalisierung ist aber kein Selbstzweck. In diesem Beitrag erläutern wir, warum Digitalisierung – ganz im Gegenteil – insbesondere für den operativen Einkauf einen echten Mehrwert bietet.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, dass sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bei der Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht gehen viele EU-Staaten aber weiter und führen auch eine E-Rechnungspflicht für die Auftragnehmer ein: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen elektronisch sein, die Papierform wird nicht mehr akzeptiert. Italien geht sogar so weit, dass sämtliche inländische Rechnungen, auch an Unternehmen und Privatpersonen, elektronisch sein müssen.

Der Bitcoin-Hype, der im Jahr 2017 seinen bisherigen Höhepunkt hatte, hat den Fokus auf die Technologie dahinter gelenkt: die Blockchain. In den vergangenen Jahren ist eine Vielzahl von Fachartikeln und Studien dazu erschienen und der Freistaat Bayern hat Ende 2019 beschlossen, die Technologie zu fördern, indem er die Geschäftsstelle „Bavarian Center for BlockChain“, kurz „[bc]2“ gründen will. Das nehmen wir zum Anlass, um zu fragen, ob Blockchain-Technologie auch geeignet wäre, um die Procure-2-Pay-Prozesse in Unternehmen zu verbessern?

In Europa tut sich gerade einiges in Sachen elektronischer Rechnung. Für die EU-Staaten ist die Grundlage die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein müssen, elektronische, maschinenlesbare Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Nachdem die Neufassung vom 11. Juli 2019 zurückgerufen wurde, hat das Bundesministerium der Finanzen am 28. November 2019 eine neue Version der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. In dieser aktualisierten Auflage wurden einige Punkte genauer erklärt bzw. vereinfacht. Das haben wir zum Anlass genommen, die GoBD genauer unter die Lupe zu nehmen: Wie sieht es mit dem Thema Buchführung – insbesondere der Rechnungsverarbeitung – in der Cloud aus?

„Zahlung 14 Tage, 2% Skonto, 30 Tage netto“ – diese Zeile liest man als Kreditorenbuchalter*in im deutschsprachigen Raum so oder ähnlich Dutzende Male am Tag. Im internationalen Raum ist das Thema Skonto dagegen eher unbekannt.

Der Ausdruck Cloud native ist seit einiger Zeit ein beliebtes Buzzword in der IT, Google liefert zu diesem Suchbegriff inzwischen knapp 4 Mio. Treffer. Seit 2015 gibt es sogar eine „Cloud Native Computing Foundation“, die zum Ziel hat, die Cloud-native-Philosophie voranzutreiben und als Standard zu etablieren.

Wir waren als Aussteller auf dem diesjährigen Procurement Summit in Hamburg vertreten. Diese Gelegenheit habe ich genutzt, selbst einige Masterclasses auf dieser Fachtagung für Einkaufsleiter*innen zu besuchen. Viele der Vorträge auf der Veranstaltung trugen Titel wie „Künstliche Intelligenz im Einkaufsreporting“, „Künstliche Intelligenz im Einkauf: So geht’s, das bringt‘s“ oder „Wie es Ihnen gelingt, mit künstlicher Intelligenz Ihre Einkaufsprozesse zu optimieren“. Auf der Veranstaltung ist deutlich zutage getreten: KI ist inzwischen das Top-Thema – auch für digitale Geschäftsprozesse.