Die Annahme von E-Rechnungen ist seit April 2020 für öffentliche Auftraggeber in der EU flächendeckend Pflicht. Der Ausgangspunkt dafür war die EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Ganzheitliche End-to-End-Automatisierung ist das Idealbild, wenn es um die Digitalisierung von operativen Geschäftsprozessen geht. In der Realität findet man bei den meisten Unternehmen eher einen Flickenteppich vor. Zu diesem Ergebnis kommt auch der Digital Office Index 2020* des Bitkoms: Auf einer Skala von 0 („überhaupt nicht digitalisiert“) bis 100 („vollständig digitalisiert“) Punkten kommen die befragten Unternehmen im Schnitt auf einen Wert von 55.

Die öffentliche Verwaltung ist Vorreiter beim Empfang von elektronischen Rechnungen – das hat der kürzlich veröffentlichte Bitkom Digital Office Index 2020 bestätigt. Das deckt sich mit unseren Erfahrungen: Eine Vielzahl der öffentlichen Auftraggeber ist inzwischen in der Lage, elektronische Rechnungen, z.B. im Format XRechnung, anzunehmen und zu verarbeiten.

2 Tage, 400+ teilnehmende Gäste, 15 Vorträge, 1 Thema: Automatisierung in Einkauf & Buchhaltung.

Viele Einkaufsabteilungen nutzen bereits Bewertungssysteme für ihre Lieferanten, um eine jeweils passgenaue Betreuung sicherzustellen. Ganz konkret heißt das, die Lieferanten werden nach Kriterien wie Einkaufsvolumen, Anzahl der Bestellungen, strategischer Wichtigkeit, etc. in Kategorien aufgeteilt und priorisiert. Das ist die typische A-B-C-Analyse von Lieferanten.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nimmt zurzeit deutlich an Fahrt auf. Gleichzeitig ändern sich insbesondere im Bereich Beschaffung und Rechnungswesen die Vorgaben, Anforderungen und Abläufe. Die Neufassung der GoBD, die Einführung der E-Rechnung, die Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetz), die kommende Umsatzsteuerpflicht, das Wartungsende für das SAP ERP – diese Vielzahl an hochkarätigen Themen beschäftigt aktuell die öffentlichen Auftraggeber.

Am 05. und 06. Mai hat die P2POK stattgefunden, die Online-Konferenz zur Automatisierung im Einkauf und in der Buchhaltung.

Die Digitalisierung ist in der Strategie vieler Unternehmen heute fest verankert. Dadurch macht sie auch vor Einkaufsabteilungen nicht Halt. Digitalisierung ist aber kein Selbstzweck. In diesem Beitrag erläutern wir, warum Digitalisierung – ganz im Gegenteil – insbesondere für den operativen Einkauf einen echten Mehrwert bietet.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, dass sie in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bei der Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht gehen viele EU-Staaten aber weiter und führen auch eine E-Rechnungspflicht für die Auftragnehmer ein: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen elektronisch sein, die Papierform wird nicht mehr akzeptiert. Italien geht sogar so weit, dass sämtliche inländische Rechnungen, auch an Unternehmen und Privatpersonen, elektronisch sein müssen.

Der Bitcoin-Hype, der im Jahr 2017 seinen bisherigen Höhepunkt hatte, hat den Fokus auf die Technologie dahinter gelenkt: die Blockchain. In den vergangenen Jahren ist eine Vielzahl von Fachartikeln und Studien dazu erschienen und der Freistaat Bayern hat Ende 2019 beschlossen, die Technologie zu fördern, indem er die Geschäftsstelle „Bavarian Center for BlockChain“, kurz „[bc]2“ gründen will. Das nehmen wir zum Anlass, um zu fragen, ob Blockchain-Technologie auch geeignet wäre, um die Procure-2-Pay-Prozesse in Unternehmen zu verbessern?

In Europa tut sich gerade einiges in Sachen elektronischer Rechnung. Für die EU-Staaten ist die Grundlage die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein müssen, elektronische, maschinenlesbare Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Nachdem die Neufassung vom 11. Juli 2019 zurückgerufen wurde, hat das Bundesministerium der Finanzen am 28. November 2019 eine neue Version der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. In dieser aktualisierten Auflage wurden einige Punkte genauer erklärt bzw. vereinfacht. Das haben wir zum Anlass genommen, die GoBD genauer unter die Lupe zu nehmen: Wie sieht es mit dem Thema Buchführung – insbesondere der Rechnungsverarbeitung – in der Cloud aus?